O pedido perfeito é aquele entregue no lugar certo, no dia certo, à pessoa certa, na embalagem correta, em condições perfeitas e com a documentação necessária. Ou seja, é aquele que chega ao cliente sem qualquer pendência. Para alcançar o maior número possível de pedidos nessas condições, é necessário buscar a excelência dos processos logísticos. Quanto menor for a quantidade de divergências ou inconsistências durante as etapas, mais chances disso acontecer.Além de reduzir tempo e custos de transporte, a satisfação do cliente é garantida quando a entrega ocorre com em boas condições e pontualidade . Erros no processo, podem gerar descontentamento, forçando a distribuidora a mediar a relação oferecendo alguma vantagem, ou mesmo precisando lidar com os custos e contratempos da devolução do pedido  .Alcançar condições de um pedido perfeito é o desejo de toda distribuidora. Por isso, neste post separamos seis obstáculos bem comuns que impedem o sucesso. Veja a seguir:6 obstáculos para o pedido perfeitoOs erros em relação a pedidos geralmente acontecem em cadeia, ou seja, um primeiro deslize acaba ocasionando uma sequência de erros. Por isso, para realizar um pedido perfeito, é preciso ficar atento aos detalhes de cada uma das etapas.Falhar na entrega de pedidos é absolutamente comum quando se tem um volume grande de trabalho. No entanto, as empresas que sofrem de forma crônica com erros recorrentes devem fazer um diagnóstico para saber qual a fonte do problema. Só assim será possível solucioná-lo de forma definitiva.Na maioria das vezes, a principal falha é a falta de processos bem estabelecidos. Pois quando eles não estão bem delineados, cada funcionário acaba criando um jeito próprio de realizar as atividades, e isso não ajuda a empresa a chegar ao pedido perfeito. Por mais que o funcionário saiba realizar bem a tarefa, quando ele precisa se ausentar, é muito difícil que o substituto entenda de imediato o que precisa ser feito. Também é complicado quando a empresa precisa expandir os serviços ou mesmo fazer alguma mudança pontual.Abaixo destacamos as 6 etapas que podem atrapalhar o sucesso das suas entregas. Observando o andamento de cada uma delas é possível que você encontre erros e, solucionando-os, minimize seus problemas:1. Pedidos incorretosToda venda começa na anotação do pedido do cliente. Se o formulário for extenso ou confuso, certamente será o primeiro erro cometido. Observe se há possibilidades de dupla interpretação, ou se os funcionários e clientes entendem de forma plena o que está sendo perguntado. Uma coisa que também costuma trazer problemas é a quantidade de campos deixados em branco: oriente seus funcionários a preencher todos eles, pois isso pode fazer a diferença no caso de haver algum problema mais para frente.Algo que pode ajudar, e muito, é a tecnologia. Se o processamento dos pedidos for realizado manualmente, as chances de falha aumentam. A leitura automática dos pedidos por um scanner, a digitalização das encomendas ou utilização de sistemas de automação de força de vendas podem sanar o problema, além de mais atenção, é claro.2. Falta de produtoA verificação de estoque no momento da execução de um pedido precisa ser imediata. Quando não há um sistema inteligente, é preciso realizar a conferência manual. Isso é fundamental porque, caso o pedido feito não esteja disponível, dificilmente haverá o cumprimento do prazo.Um pedido perfeito prevê uma entrega perfeita, e é por isso que se torna tão necessária a conferência no estoque. Quando há um volume expressivo de pedidos sendo feitos ao mesmo tempo, um sistema automatizado é indispensável. Imagine que duas pessoas peçam, ao mesmo tempo, produtos iguais e os dois funcionários observem no estoque que há disponibilidade. Caso não haja produtos o suficiente para ambos, alguém ficará sem a entrega.Portanto, a falta do produto, além de impedir que haja a execução do pedido perfeito, pode causar incômodos com o cliente, abalo na reputação, ou até mesmo prejuízos financeiros, no caso do cliente sentir-se lesado. Podendo ainda descumprir níveis de serviços acordados previamente.3. Erros no acondicionamentoA integridade do produto também costuma influenciar no alcance de um pedido perfeito. Erros como excesso de sol ou umidade podem causar danos e arruinar a experiência do consumidor ao receber a mercadoria. Para que este erro não ocorra, é preciso que o espaço físico do armazém tenha condições ideais para cada produto, que as instruções do fabricante quanto ao armazenamento sejam rigorosamente seguidas e que haja uma checagem constante de todos os itens em estoque.É primordial o olhar crítico do funcionário que está realizando a separação das mercadorias. Nesse caso, a medida mais eficaz é checar as condições de cada produto antes de sair para entrega. Isso evita que o prejuízo com a perda do produto seja ainda maior, já que se houver erro certamente haverá uma devolução e um incômodo para o cliente.4. Problemas com a separaçãoNo centro de distribuição, podem haver falhas ao selecionar produtos que compõem o pedido. Isso pode ocorrer ou por uma inconsistência no pedido (item 1), ou mesmo falta de atenção. O erro pode ser de vários tipos: cor, tamanho, quantidade, etc. Nesse caso, o cliente receberá um pedido que não realizou e fará a devolução. Pode ocorrer também uma falha na entrega e o cliente receber mais do que solicitou. Aí a empresa vai ter que requerer a devolução.A solução para que esse tipo de erro não ocorra, além de melhores processos na retirada dos pedidos, é a separação automática e a verificação por meio de códigos de barra e sensores. Dessa forma, o sistema ajuda o funcionário a garantir que o consumidor receberá pedido perfeito, ao menos até o momento que ele sai do armazém.5. Avarias no transporteDigamos que tudo tenha ocorrido bem na separação das mercadorias, os produtos estavam bem acondicionados e tudo estava caminhando para chegar ao pedido perfeito. Porém, surgem falhas no transporte que impedem o sucesso da entrega. Por isso, você deve ficar atento para não colocar tudo a perder nas etapas finais do pedido. Produtos frágeis, ou mesmo aqueles que necessitam de cuidados por possuírem componentes eletrônicos ou perecíveis, precisam de atenção especial. Para isso, motoristas e demais funcionários que trabalham com a condução do produto até o cliente precisam ser bem treinados e estarem orientados sobre a natureza do que estão transportando. Só assim tomarão as devidas precauções e garantirão que o pedido chegue sem avarias às mãos do destinatário.6. Atraso na entregaInfelizmente o atraso na entrega é um dos erros mais comuns. Todo o esforço durante o processo pode ser colocado a perder se não houver um bom planejamento e execução das entregas. A solução está no rastreamento da frota  e no contato em tempo real com o motorista. Ter como aliado um software que realiza essas atividades pode reduzir muito os atrasos nas entregas. Com ele, qualquer imprevisto pode ser comunicado à central, os prazos podem ser renegociados com o cliente e um novo planejamento pode ser feito de maneira emergencial.Outra medida interessante para reduzir atrasos é o uso de uma ferramenta de roteirização. O roteirizador ajuda a planejar as rotas que serão feitas para a execução das entregas. Isso evita vai e vens desnecessários, economiza combustível e torna mais simples o trabalho de campo dos motoristas. Quando tudo está planejado, o carregamento dos veículos se torna mais funcional, pois é feito de acordo com a ordem de entregas. Essa organização passa uma imagem de credibilidade e comprometimento para o cliente e ajuda a empresa de entregas a conquistar confiança e obter cada vez mais pedidos.Ocorreu um erro e agora?Imprevistos acontecem. Mesmo tomando todos os cuidados, é bem possível que em algum momento aconteça algum problema. Sendo assim, é importante que os funcionários saibam como agir e tenham as ferramentas necessárias para a proatividade na resolução de problemas.Um importante aliado nesse tipo de situação é o software de gestão de entregas. Ele permite que o responsável pela entrega comunique-se diretamente com a central e informe o problema. Imediatamente, o responsável entra em contato com o cliente e negocia as melhores condições para a devolução, de forma que fique favorável para ambos.Assim não será necessário devolver todo o lote por conta de um erro pequeno. Após a negociação, Imediatamente uma nova nota fiscal é emitida e o cliente pode receber seus produtos normalmente.