4 razões para realizar a auditoria de fretes e faturas

Você sabia que a auditoria de fretes e faturas é uma das iniciativas mais importantes para o controle logístico de serviços que não foram prestados? Aqui listamos quatro razões para inserir este processo na sua empresa. Confira!

A rotina de uma operação logística traz uma série de desafios que implicam diretamente no sucesso do setor. Assim como em outras áreas da empresa, na logística também existe um orçamento pré-definido, orientações em relação à rotina e boas práticas do dia a dia. Entre os serviços executados, um dos que ganha cada vez mais destaque é a auditoria de fretes e faturas. Se antes a prática era pouco comum em muitos negócios, o aumento do volume de vendas e a necessidade de controle de divergências tornou este trabalho primordial.

Quem lida com frete terceirizado já sabe: não tem outra forma de controlar os pagamentos e manter a transparência do processo sem uma boa auditoria. Mas ainda há o dilema: afinal, quais as razões, além do próprio custo, para adotar uma auditoria de fretes e faturas? Nós separamos 4 delas, confira!

 

Fazer auditoria automatizada X auditoria tradicional

Vamos, primeiramente, entender a diferença do processo de auditoria de fretes e faturas em dois cenários: o de automação e o tradicional. No primeiro, a conferência ocorre automaticamente, sendo todos os documentos submetidos ao sistema de gestão logística da empresa. Esse software cruza os dados apontados no sistema no momento da contratação do frete com os valores apresentados em nota, o valor do  frete e demais valores relacionados a impostos e volumetria, indicando de modo automático qualquer inconsistência nos documentos apresentados.

Já no modelo tradicional, cada nota é conferida manualmente, e todos os detalhes precisam ser verificados de forma minuciosa pela equipe designada para isso na empresa. Além de tomar tempo, esse processo também é pouco confiável, porque nem sempre os dados de contratação estão disponíveis facilmente para comparação, como disposto no caso do processo automatizado. Neste contexto, muitas empresas adotam a auditoria por amostragem, conferindo apenas parte das notas entregues de todas as cotações de fretes realizadas. Mesmo estando longe de ser o cenário ideal, a auditoria de fretes e faturas, ainda que manual, auxilia a empresa na precaução e no controle de pagamentos e cobranças em duplicidade dos valores cobrados conforme o que foi acordado.

Como você percebeu, a tecnologia é uma aliada fundamental para uma boa auditoria de fretes e faturas e torna o processo muito mais confiável e prático, além de aumentar a segurança e evitar erros no pagamento da fatura de frete. De todo modo, mesmo que de forma manual, os ganhos com a auditoria de fretes vão além da redução na conta frete. Veja:

 

1ª razão – histórico da transportadora

Ter um bom fornecedor é primordial para manter a qualidade de serviços. Na auditoria de fretes e faturas, especialmente no processo automatizado, é possível extrair relatórios que indicam falhas de cobrança e preços acima dos acordados. Isso torna o relacionamento mais transparente e a empresa pode, automaticamente, eliminar fornecedores de baixo score.

 

2ª razão – Fim dos erros fiscais

A legislação brasileira relacionada ao setor tributário é notoriamente complexa. E fica ainda mais difícil acompanhar e cumprir as regras se os registros das notas não estiverem de acordo com a lei. Além do pagamento indevido de tributos, multas também podem ocorrer por falta de controle fiscal. Na auditoria automatizada de fretes e faturas os tributos relacionados ao frete, especialmente os que variam de estado para estado, são validados detalhadamente, apontando qual valor da cobrança de serviços é necessário ajuste conforme a tabela de frete vigente.

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3ª razão – troca eletrônica de dados

Quando a auditoria é automatizada, as divergências já são identificadas nas pré-faturas onde é possível, por exemplo,  comunicar as transportadoras sobre as  pré-faturas aprovadas, agilizando a comunicação e a troca de informações sobre os documentos, como deve ocorrer com todo conhecimento de transporte eletrônico divergente. Todo o fluxo de envio e recebimento de notas também se torna mais simples e há um controle efetivo de todo o processo da gestão de transportes e não só da contratação e pagamento final.

 

4ª razão – otimização do BID e gestão de fretes

Quando há garantia de controle efetivo da documentação através da auditoria, os impactos vão além do processo final. Sua empresa obtém  redução de custos, mas também consegue otimizar o processo de BID, por se basear no histórico dos fornecedores e o controle de todo o envio de documentação. Através da otimização dos dados e da conferência das faturas, é possível realizar a reavaliação de contratos e reajustar o orçamento de fretes. Assim, nos próximos lances, alguns erros identificados na ponta do processo são eliminados já de início.

E na sua empresa, como a auditoria de fretes é tratada? Se este processo ainda não está estruturado, avaliar os recursos desperdiçados é um bom começo para melhorar a rotina da empresa. E, claro, você pode conferir as razões pelas quais a Lincros é uma parceira de excelência para uma rotina otimizada de auditorias.

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