Usar recursos tecnológicos para otimizar a gestão das operações logísticas é uma das medidas mais eficientes para se ter bons resultados de negócio. Mas você já pensou que os dados envolvidos no seu processo de gestão precisam ser cadastrados de forma correta? A falha de cadastro no TMS impacta em todo o trabalho exercido pelo software, diminuindo a sua eficácia para os processos da empresa.
Com um Sistema de Gestão de Transporte (TMS), como um TMS Embarcador ou um TMS Tracking, é possível que os profissionais de logística realizem uma boa gestão de frete e utilizem as informações geradas no sistema para ganhar em redução de custos e produtividade. Porém, um ponto muito importante para alcançar os resultados esperados e não sofrer consequências é que os dados sejam inseridos corretamente dentro do sistema.
Sendo assim, as principais informações relativas a produtos e serviços, clientes e fornecedores, impostos e alíquotas – ou seja, todos aqueles insumos que refletem no negócio como um todo – precisam ser incluídas em um software de gestão com muita atenção. Até porque o objetivo é explorar os dados, promover melhorias e não encarar dificuldades devido a um cadastro mal realizado.
Porém, a verdade é que nenhuma empresa está livre de encarar situações desfavoráveis para o negócio quando se tem uma falha de cadastro em um TMS. Pensando nisso, separamos as principais consequências da falha de cadastro no TMS. Nosso objetivo é alertar você para que evite esses problemas:
Alocação de despesas em contas e/ou centros de custos incorretos
Embarcadores que optam por separar as despesas e custos de transporte por centros de custos, e utilizam isso como uma forma de alocar despesas e receitas para poder gerenciar melhor cada setor dentro da organização, precisam ter cuidado com o cadastro dos dados. Uma vez que você realiza esse cadastro com algum tipo de erro, naturalmente, as contas da sua empresa serão divergentes. Por exemplo: se uma despesa de frete for alocada em um centro de custos errado, pode gerar problemas financeiros para a empresa.
Inconsistência na integração de arquivos eletrônicos no cadastro em um TMS
A inconsistência na integração de arquivos eletrônicos se dá, principalmente, em função da divergência no cadastro dos códigos e descrições das ocorrências de entrega utilizadas pela empresa e pelo transportador. Se cada um adotar um padrão diferente, pode haver erro no momento da integração da informação. Por exemplo: o sistema entende que uma entrega realizada tem determinado código, mas o código da carga para a transportadora é outro, o que pode gerar problemas para o negócio do embarcador.
Distorção em cálculos de fretes e simulações de embarque
A tabela de frete é a base para o funcionamento do sistema TMS, então, qualquer falha no cadastro pode significar um aumento nos custos devido à cobrança de um valor de frete incorreto. Para não ter prejuízos com um cálculo errado, é necessário cuidar ao máximo o processo de cadastro da tabela e procurar realizar uma auditoria de fretes minuciosa para verificar qualquer tipo de divergência ou falhas na cobrança e na emissão de conhecimentos de fretes, monitorando, também, possíveis reajustes na tabela.
Conflito na programação financeira
Cadastrar os dados da tabela de frete de forma errada pode levar o embarcador a sofrer com conflitos na programação financeira. Isso porque, com um cadastro errado dos dados, podem surgir divergências no pré-cálculo dos conhecimentos e serão estimados valores diferentes para as faturas previstas.
Divergência no cadastro de produtos
O critério de segmentação da tabela dentro de um sistema precisa ser seguido corretamente. Isso porque algumas empresas realizam as suas negociações com tabelas diferentes para cada tipo de produto. Uma empresa que trabalha com pneus pode ter uma tabela de frete diferente para pneus com tipos ou modelos distintos, por exemplo. Sendo assim, é preciso que a tabela do produto certo seja vinculada no momento de definir o preço do frete.
Falha na seleção automática de transportadora
Um software de gestão é muito utilizado para definir qual é a melhor opção de transporte em relação ao valor do frete. No entanto, ao cometer um erro no cadastro da tabela de frete, é possível que você acabe atuando a partir das escolhas erradas sem nem mesmo saber. Se você esquece alguma informação no momento de cadastro, é possível que o sistema lhe indique uma opção de serviço de transporte diferente daquela que seria a ideal para o seu negócio e, com isso, você pode estar oferecendo um serviço falho também para o consumidor final.
Imprecisão na roteirização e sequenciamento de entregas
Essa consequência é voltada para os embarcadores que utilizam frota própria na operação da entrega. Ao fazer um cadastro equivocado do endereço dos clientes, é possível que você realize rotas e tenha um sequenciamento de entregas mal definido para o melhor aproveitamento do seu tempo de distribuição, o que impacta diretamente nos custos da empresa, assim como na quilometragem rodada, também atingindo os prazos de entrega.
Para mais informações, entre em contato conosco!
