Como fazer sua auditoria de fretes à prova de erros

Está em dúvidas sobre como fazer uma auditoria de fretes que seja eficiente? Com essas dicas simples sua empresa conseguirá grandes resultados. Confira!

Conquistar uma operação logística eficiente depende de muitos fatores. Além de boas práticas de gestão e organização interna, ter um bom controle sobre as informações também é essencial. E uma das questões que ainda causa dúvidas a muitos gestores é como fazer uma boa auditoria de fretes. Afinal, é através deste processo que é possível mitigar custos extras e desnecessários, além de garantir mais assertividade na gestão dos fretes.

Uma auditoria de fretes à prova de erros é possível, desde que seja feita com alguns cuidados fundamentais. Veja algumas dicas que separamos:

 

Trabalho manual não é o melhor caminho

Automatizar o processo de auditoria de fretes é o primeiro passo para acabar com erros comuns no processo. Escolha uma solução desenvolvida de acordo com as necessidades da rotina logística e que contribua para a unificação da operação. Assim, sua empresa acaba com aquele processo moroso e inseguro que é a conferência manual.

Até porque, é impossível aumentar a produtividade e o tamanho da equipe na mesma medida que aumenta-se o volume de entregas – e, consequentemente, documentos a serem auditados. Sem contar que é financeiramente inviável manter este processo de conferência como uma tarefa operacional da equipe.

Uma pesquisa recente apontou, por exemplo, que o volume de fretes rodoviários no Brasil saltou 53% no primeiro trimestre de 2021, na comparação com 2020. O aumento considerável de cargas rodando pelo país impacta diretamente no processo de auditoria.

Portanto, evitar erros independe de uma equipe bem treinada quando o volume é humanamente impossível de ser verificado. Para fazer uma auditoria de fretes confiável, o ideal é contar com um sistema desenvolvido para esse fim.

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A auditoria de fretes precisa ser periódica

Nada de realizar a conferência apenas em fretes de maior valor ou quando o trabalho é feito por uma distribuidora com o qual ainda não há um relacionamento estabelecido. A auditoria precisa ser uma prática constante. Também não vale a pena realizar conferências por amostragem, visto que dessa forma sua empresa depende mais da sorte de identificar um erro do que, de fato, de um fluxo confiável.

Com a automação, todos os documentos são varridos pelo software, que em poucos segundos aponta inconsistências nos documentos arquivados. Uma das grandes mudanças, que dá à empresa a oportunidade de fazer uma auditoria de fretes à prova de erros é que a equipe atua de forma estratégica. Com a identificação automática de inconsistências, cabe aos profissionais não mais conferir dados, mas identificar as falhas que os causaram, como destacamos no próximo ponto.

 

Para fazer uma auditoria de fretes sem erros, atue em melhoria contínua

Ter em mãos KPIs que destacam o percentual de documentos errados enviados por determinada distribuidora, monitorar o tipo de erro mais comum e em que momento há maior chance de ocorrer ajudam o setor logístico a evitar erros já na contratação de fretes.

Essa retroalimentação de dados e a análise detalhada sobre as inconsistências ajuda no processo estratégico da empresa. O auditor de fretes consegue, a partir destas informações, mensurar a assertividade do parceiro logístico, priorizando aqueles de maior confiança.

Também consegue garantir o cumprimento de prazos de pagamento e manter toda a documentação alinhada, apoiando no compliance da empresa. Portanto, fazer uma auditoria à prova de erros é também extrair relatórios do seu sistema para identificar necessidades de melhorias e, assim, reduzir frequentemente situações de inconsistências.

Na sua empresa, quais práticas são adotadas na auditoria de fretes? Elas te ajudam a fazer um trabalho de qualidade ou erros ainda são comuns?

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